Una oficina no se mueve como un piso: manda el calendario de la empresa y no el del camión. Aquí va, paso a paso, cómo se prepara el cambio de sede en la capital de Osona, de la numeración de los puestos al montaje de la mañana siguiente.
Si lo que buscas es un trasllat d’oficines, esto es lo que se decide antes de tocar la primera mesa.
Qué mira una empresa de mudanzas antes de mover una oficina en Vic
La valoración de un despacho empieza contando puestos. Cuántas mesas, cuántas sillas, cuántas cajoneras y cuántos armarios altos hay en cada sala. Después va el archivo, que es lo que siempre sale más grande de lo que la empresa calcula: los metros cúbicos reales de un armario de expedientes ocupan más camión que todo el mobiliario del despacho de dirección. Se anota la planta de origen y la de destino, si hay ascensor en cada una y si esa cabina admite un armario alto de pie o solo cajas. Con eso ya se sabe cuántas personas y qué vehículo hacen falta.
Falta el punto que decide el resto: por dónde entra el camión en cada dirección. No es lo mismo un portal de la Rambla del Passeig, con acera estrecha y tramo restringido, que un frente de nave con muelle. Y por encima de todo manda la fecha de la empresa. Un despacho no cierra cuando conviene al equipo de carga, cierra cuando puede parar la actividad, así que la visita se hace con el calendario delante: el día del traslado se fija primero y el trabajo se ordena hacia atrás desde esa hora. La valoración es a domicilio o por videollamada, según prefiera la empresa.
Traslado de un despacho de la Rambla del Passeig a una nave de Malloles
El movimiento más repetido de la ciudad va del centro al polígono. Una asesoría, un estudio o una pequeña empresa deja un piso de oficinas de la Rambla del Passeig o del Carrer de Manlleu y se instala en una nave de Malloles, o en un edificio de las carreteras de Olost o de Roda. Las dos direcciones no se parecen en nada. En el centro hay tramo peatonal, franja horaria para descargar y comercio a pie de calle. En el polígono hay portón, muelle a la altura de la caja del camión y espacio para maniobrar sin cortar nada.
Por eso el orden del trabajo lo marca siempre el extremo más difícil. Si la parte complicada es la salida, se carga a primera hora, con la calle todavía despejada, y se descarga a media mañana en el muelle sin prisa. Si la parte complicada es la llegada, pongamos una entreplanta del ensanche, se invierte: se saca todo del polígono temprano y se reserva la franja buena para subirlo. Esa decisión se toma en la valoración y no la mañana de la carga, porque cambia la hora de inicio y el número de personas.
Qué encarece el traslado de una oficina: plantas, archivo y fecha
El sector publica horquillas que sirven para orientarse antes de pedir la visita. Un cambio de sede que se queda en Osona entra en la banda de mercado de 300 a 1.000 €. Si la oficina nueva está en otra provincia, la referencia sube al tramo nacional, de 500 a 1.200 €. Y una salida al extranjero parte de 2.000 €. Son cifras del sector, no una tarifa nuestra: sirven para saber en qué orden de magnitud te mueves cuando aún no hay nada medido.
Lo que empuja un cambio de sede hacia la parte alta del rango es concreto. El volumen del archivo, que en una oficina con años de papel llena más que las mesas. Las plantas de las dos direcciones y si el ascensor sirve para muebles o solo para cajas. Si hay que montar elevador de fachada para bajar un armario o una mesa de reuniones. Y la fecha: un fin de mes, un fin de semana o un traslado en verano no se organizan igual que un martes de octubre. El importe sale de la valoración y se firma por escrito antes de empezar.
Embalaje del archivo y de los equipos informáticos, puesto por puesto
Cada puesto se numera y ese número va en todas sus cajas. Se rotula el puesto y el departamento, con el destino escrito: no de dónde sale la caja, sino a qué sala entra. El archivo se embala en cajas del tamaño que una persona puede levantar sin ayuda; llenar una caja grande de expedientes la convierte en un bulto que nadie sube. El papel va en vertical, como estaba en el armario, para que después se coloque sin recomponer el orden. El material es el de siempre: cartón, papel, film, burbuja y fundas.
Los equipos informáticos se tratan aparte. Cada torre o portátil viaja con su cableado recogido y etiquetado con el mismo número del puesto, y las pantallas van con burbuja y funda, nunca apiladas contra un canto. Las mesas, las estanterías y los armarios se desmontan en origen y se montan en destino; la tornillería de cada mueble se guarda en su bolsa, rotulada y pegada a la pieza que le toca. Con eso el montaje del otro lado no se convierte en una búsqueda de tornillos por el suelo.
Cargar el camión un sábado en el entorno de la Plaça Major
Muchos traslados de oficina del centro acaban haciéndose en fin de semana, y no por capricho. Se atiende y se carga los siete días, de 8:00 a 20:00 h, así que el sábado entra en juego como cualquier otro día. Y el sábado a primera hora el centro está en su mejor momento para un camión: el comercio abre más tarde, la calle está despejada y la empresa no pierde ni una hora de actividad. El equipo que trabaja de lunes a viernes sale el viernes de una sede y entra el lunes en otra.
Hay días en que el entorno de la plaza porticada cambia de uso durante horas: la jornada de mercado y, sobre todo, la semana del Mercat del Ram. Ahí el centro se ocupa buena parte de la mañana. Se resuelve de tres maneras, decididas de antemano: cargar a primera hora, con la calle todavía libre; pedir por anticipado la reserva del tramo y el permiso de calzada, que lo tramitamos nosotros; o dejar el camión en una vía cercana y hacer transbordo con furgoneta hasta el portal, que es como se llega a los tramos cerrados al tráfico.
El lunes en la sede nueva, con cada mesa donde toca
La descarga tiene un orden fijo. Primero entra el mobiliario grande y se monta: mesas, armarios, estanterías y archivadores quedan de pie y atornillados antes de que aparezca la primera caja. Después se reparten las cajas, y cada una va a la sala que lleva rotulada, junto al puesto cuyo número tiene escrito. Los equipos informáticos se dejan sobre su mesa, con el cable de su etiqueta al lado. Al terminar se retira el cartón, el film y la burbuja, que en una oficina entera son bastantes metros.
Así el lunes por la mañana la empresa entra y se sienta. Cada persona encuentra su mesa montada, sus cajas al lado y su equipo donde debe estar, y la jornada empieza abriendo cajas en el hueco que se pueda, no buscando el archivo por los pasillos. Si entre el cierre de la sede antigua y la apertura de la nueva hay días de por medio, el mobiliario espera en guardamuebles con listado bulto a bulto y sale el día acordado. Para hablar de una fecha, el teléfono es el 629 501 941.